CLICK HERE FOR BLOGGER TEMPLATES AND MYSPACE LAYOUTS »

Rabu, 13 Februari 2008

Makalah Hubungan Sistem Informasi manajeman dengan kegiatan seorang pimpinan dalam pengambilan keputusan

PENDAHULUAN


1.Latar Belakang

Dewasa ini persaingan teknologi semakin luas dan penuh dengan kendala dan juga resiko disebabkan karena dunia usaha berkembang dengan pesat di segala bidang. Oleh karena itu di perlukan berbagai macam usaha untuk mengatasi kendala atau resiko di dalam lingkungan perusahaan. Maka untuk mengatasi itu dibutuhkan informasi yang relevan dan akurat. Dalam hal ini informasi merupakan suatu faktor utama dalam mencapai tujuan dari segala usaha di dalam lingkungan perusahaan.
Dalam mengambil keputusan diperlukan suatu analisa berdasarkan informasi yang dimiliki oleh pengambil keputusan. Pengambilan keputusan informasi sangat penting karena merupakan substitusi dari kendala atau resiko yang melingkupi proses pengambilan keputusan. Maka informasi merupakan suatu faktor pendukung dalam proses pengambilan keputusan,supaya menghasilkan keputusan yang baik dan benar.
Sistem informasi merupakan bagian dari suatu informasi,dan organisasi selalu membutuhkan system-sistem informasi untuk mengumpulkan data,mengolah dan menyimpan data serta menyalurkan suatu informasi.
Dengan informasi-informasi tersebut berarti berarti telah membantu suatu pimpinan di dalam pengambilan keputusan yang benar untuk mengarahkan dan mengendalikan suatu masalah atau aktifitas dalam organisasi.
Pengambilan keputusan merupakan suatu pendekatan yang sistematis terhadap suatu masalah,pengumoulan fakta-fakta dan data merupakan tindakan yang paling tepat.
Pada hakekatnya pengambilan keputusan yang dinilai dari kriteria persentase pengambilan keputusannya sejauh mana keputusan-keputusan mempercepat proses pencapaian tujuan suatu organisasi dengan baik dan benar.



Dalam kehidupan sehari-hari sering kali seorang pimpinan tidak turun langsung menangani segala aktifitas yang dilakukan sebagai suatu rutinitas dalam suatu pekerjaan.sehingga dengan informasi-informasi dalam bentuk laporan sangat di butuhkan seorang pimpinan dalam rangka pengambilan keputusan atau sering kali di sebut-sebutkan dengan pengambilan kebijakan.
Dengan adanya informasi yang diberikan akurat dan dapat dipertanggungjawabkan maka akan terjadi keseimbangan antara pertimbangan pengambilan keputusan yang akan diputuskan oleh pihak manajemen dalam suatu organisasi ataupun dalam sebuah perusahaan.
Sehubungan dengan itu tanggung jawab manajemen akan berjalan sesuai dengan fungsinya sesuai dengan data-data yang akurat yang mendukungnya. Maka dari itu informasi-informasi yang terkandung sangat dibutuhkan dalam manajemen dalam mengambil keputusan.


















BAB II
KAJIAN TEORITIS

Definisi Sistem Informasi Manajemen
Manajemen dalam perusahaan masih kurang relevan walaupun system informasi manajemen bukan merupakan hal yang baru dalam komputerisasi yaitu dalam perkembangan dunia usaha zaman sekarang. Sebelum ada computer teknik system informasi manajemen telah ada dan berfungsi untuk memberikan informasi bagi manajer yang memungkinkan mereka merencanakan serta mengendalikan operasi.
Dengan adanya komputer telah menambah satu atau dua dimensi seperti ketelitian,penyimpanan data yang lebih baik yang memungkinkan pertimbangan alternative yang lebih banyak dalam mengambil keputusan.
Komputer dapat bekerja dengan cepat maka dalam mengolah data,menganalisa data,mengklasifikasikan data,menyimoan data dan mengambil data dari tempat penyimpananya bagi komputer perlu tersedia volume data informasi untuk dikerjakan.
Dukungan informasi dalam pengambilan keputusan meliputi:

a.Sistem informasi manajemen akan mendukung pengambilan keputusan pada semua tingkat organisasi.
b.Sistem informasi ,manajemen terdiri dari beberapa orang,komputer program yang saling interaktif.
c.Sistem informasi manajemen yang menunjang pengambilan keputusan pada lingkungan permasalahan yang terstruktur maupun yang tidak terstruktur.
d.Sistem informasi manajemen merupakan bagian dari suatu organisasi.


Sehingga dapat disimpulkan bahwa Sistem informasi manajemen merupakan system informasi yang menghasilakan hasil keluaran (output) dengan menggunakan masukan (input) dan berbagai proses yang diperlukan untuk meemenuhi tujuan tertentu dalam suatu kegiatan manajemen yang tidak lain tujuan utamanya yaitu untuk mengambil keputusan.
System informasi manajemen memiliki beberapa tujuan utama atau umumnya,yang akan membentuk suatau keseimbangan dalam berbagai fungsi dalam sebuah perusahaan. Adapun tujuan umum dari system imformasi manajemen yaitu:
a.Menyediakan informasi yang dipergunakan didalam perhitungan harga pokok jasa,produk,dan tujuan lain yang diinginkan manajemen.
b.Menyediakan informasi yang dipergunakan dalam perencanaan,pengendalian,pengevaluasian,dan perbaiakan berkelanjutan.
c.Menyediakan informasi untuk pengambilan keputusan.

Ketiga tujuan tersebut menunjukan bahwa manajer dan pengguna lainya perlu memiliki akses ke informasi akuntansi manajemen dan mengetahui bagaimana cara menggunakanya. Informasi akuntansi manajemen dapat membantu mereka mengidentifikasikan suatu masalah,menyelesaikan masalah,dan mengevaluasikan kinerja (informasi akuntansi dibutuhkan dan dipergunakan dalam semua tahap manajemen,termasuk perencanaan,pengendalian dan pengambilan keputusan).

Dalam pelaksanaannya sistem informasi manajemen membutuhkan beberapa proses dalam menjalankan tugasnya. Adapun proses manajemen tidak lain adalah:
a.Perencanaan,formulasi terinci untuk mencapai suatu tujuan akhir tertentu adalah aktifitas manajemen yang disebut perencanaan. Oleh karenanya,perencanaan mensyaratkan penetapan tujuan dan identifikasi metode untuk mencapai tujuan tersebut.
b.Pengendalian,perencanaan hanyalah setengah dari pertempuran. Setelah suatu rencana di buat,rencana tersebut harus diimplementasikan,dan manajer serta pekerja harus memonitor pelaksanaanya untuk memastikan rencana tersebut berjalan sebagaimana mestinya. Aktivitas manajerial untuk memonitor pelaksanaan rencana dam melakukan tindakan korektif sesuai kebutuhan,disebut kebutuhan.



c.Pengambilan keputusan,proses pemilihan diantara berbagai alternative disebut dengan proses pengambilan keputusan. Fungsi manajerial ini merupakan jalinan antara perencanaan dan pengendalian. Manajer harus memilih diantara beberapa tujuan dan metode untuk melaksanakan tujuan yang dipilih. Hanya satu dari beberapa rencana yang dapat di pilih. Komentar serupa dapat dibuat berkenaan dengan fungsi pengendalian.

























BAB III
HUBUNGAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN DENGAN KEGIATAN PIMPINAN DALAM RANGKA PENGAMBILAN KEPUTUSAN

A.Sistem
Dari segi Etimologi, kata sistem sebenarnya berasal dari Bahasa Yunani yaitu “Systema”, yang dalam Bahasa Inggris dikenal dengan “SYSTEM”, yang mempunyai satu pengertian yaitu sehimpunan bagian atau komponen yang saling berhubungan secara teratur dan merupakan satu keseluruhan yang tidak terpisahkan. Menurut filsuf Stoa, bahwa sistem adalah gabungan dari keseluruhan langit dan bumi yang bekerja bersama-sama, sehingga dapat kita lihat bahwa sistem terdiri dari unsur-unsur yang bekerja sama membentuk suatu keseluruhan dan apabila salah satu unsur tersebut hilang atau tidak berfungsi, maka gabungan keseluruhan tersebut tidak dapat lagi kita sebut suatu sistem. Berikut ini adalah definisi kata Sistem menurut beberapa para ahli.
Buckley
Sistem adalah suatu kebulatan atau totalitas yang berfungsi secara utuh, disebabkan adanya saling ketergantungan diantara bagian-bagiannya. (A whole that functions as a whole by virtue of interdependence of its parts).
H. Kerzner
Sistem adalah sekelompok komponen yang terdiri dari manusia dan/atau bukan manusia (non-human) yang diorganisir dan diatur sedemikian rupa sehingga komponen-komponen tersebut dapat bertindak sebagai satu kesatuan dalam mencapai tujuan, sasaran bersama atau hasil akhir. Pengertian ini, mengandung arti pentingnya aspek pengaturan dan pengorganisasian komponen dari suatu sistem untuk mencapai sasaran bersama, karena bila tidak ada sinkronisasi dan koordinasi yang tepat, maka kegiatan masing-masing komponen, sub-sistem, atau bidang dalam suatu organisasi akan kurang saling mendukung.
B.S. Blanchard (1990)
Engineering System adalah aplikasi yang efektif dari usaha-usaha ilmu pengetahuan dan engineering dalam rangka mewujudkan kebutuhan operasional menjadi suatu sistem konfigurasi tertentu, melalui proses yang saling terkait berupa definisi keperluan analisis fungsional, sintesis, optimasi, desain, tes, dan evaluasi.
Selanjutnya pengertian sistem ini pada kenyataannya juga dipakai untuk menunjukan banyak hal seperti:
Sistem yang digunakan untuk menunjukan suatu kumpulan dan himpunan benda-benda yang disatukan atau dipadukan oleh suatu bentuk saling hubung atau saling ketergantungan yang teratur; sesuatu himpunan bagian-bagian yang tergabungkan secara alamiah maupun oleh budi daya manusia sehingga menjadi suatu kesatuan yang bulat dan terpadu; suatu keseluruhan yang terorganisasikan atau sesuatu yang organik; atau juga yang berfungsi bekerja atau bergerak secara serentak bersama-sama bahkan sering bergeraknya itu mengikuti suatu kontrol tertentu. Contoh: Sistem tata surya, ekosistem.
Sistem yang digunakan untuk menyebut alat-alat atau organ tubuh secara keseluruhan yang secara khusus memberikan andil atau sumbangan terhadap berfungsinya fungsi tubuh tertentu yang rumit tetapi amat vital. Contoh: Sistem syaraf.
Sistem yang menunjukan sehimpunan gagasan (ide) yang tersusun terorganisasikan, suatu himpunan gagasan, prinsip, doktrin, hukum dan sebagainya yang membentuk suatu kesatuan yang logik dan dikenal sebagai isi buah fikiran filsafat tertentu, agama atau bentuk pemerintahan tertentu. Contoh: Sistem teologi, sistem pemerintahan demokrasi, sistem masyarakat Islam.
Sistem yang digunakan untuk menunjukan suatu hipotesa atau teori. Contoh: Pendidikan sistematik.
Sistem yang digunakan dalam arti metode atau tata cara. Contoh: Sistem mengetik 10 jari; sistem belajar jarak jauh.
Sistem yang digunakan untuk menunjukan pengertian skema atau metode pengaturan organisasi atau susunan sesuatu atau mode tata cara. Dapat juga dalam arti suatu bentuk atau pola pengaturan pelaksanaan atau pemrosesan; dan juga dalam pengertian metode pengelompokan, pengkodifikasian dan sebagainya. Contoh: Sistem pengelompokan bahan pustaka menurut Dewey.
Dari uraian di atas pemakaian sistem dapat digolongkan secara garis besar pada dua golongan pemakaian yaitu:
Menunjukan pada suatu bentuk fisik, sesuatu wujud benda, abstrak maupun konkrit termasuk juga konsepsi yang dikenal dengan deskriptif
Menunjukan suatu metode atau tata-cara yang dikenal dengan preskriptif
Sistem paling sering digunakan untuk menunjukan pengertian metode atau cara dan sesuatu himpunan unsur atau komponen yang saling berhubungan satu sama lain menjadi satu kesatuan.
Deskriptif Preskriptif Ini sebuah mobil. Ini seb. mobil yg bisa memberi layanan transportasi ekonomis.
Ini program investasi. Ini program investasi yang akan meningkatkan deviden
Ini perlengkapan keamanan. Ini perlengkapan keamanan yang akan mencegah kecelakaan
Contoh tersebut di atas menunjukan pada suatu wujud barang atau benda dalam pengertian deskriptif yang berlainan dengan benda yang dipergunakan dalam pengertian preskriptif yaitu sebagai suatu metode atau alat untuk mencapai sesuatu.
Konsep pengertian sistem sebagai suatu metode ini dikenal dalam pengertian umum sebagai pendekatan sistem yang merupakan penerapan metode ilmiah dalam memecahkan suatu masalah. Ada banyak penyebab atas terjadinya sesuatu masalah. Jadi pendekatan sistem menyadari adanya kerumitan di dalam kebanyakan permasalahan. Misalnya dalam kasus suatu kecelakaan mobil kita tidak bisa menganggap terjadinya kecelakaan akibat mobil dijalankan ngebut. Apabila dikaji lebih cermat banyak faktor yang dapat menjadi penyebab kecelakaan mobil. Secara singkat dapat dikatakan bahwa banyak manfaat yang kita peroleh dengan mengambil kesimpulan atau keputusan secara sistematik ini.
Definisi Sistem
Adalah sehimpunan unsur yang melakukan sesuatu kegiatan atau menyusun skema atau tata cara melakukan sesuatu kegiatan pemrosesan untuk mencapai sesuatu atau beberapa tujuan dan hal ini dilakukan dengan cara mengolah data dan atau energi dan atau barang (benda) di dalam jangka waktu tertentu guna menghasilkan informasi dan atau energi dan atau barang (benda). Contoh:
Sistem Pabrik. Sekelompok orang, mesin, dan fasilitas (sehimpunan unsur) melakukan kegiatan atau bekerja untuk menghasilkan jumlah dan jenis produk tertentu dengan mendayagunakan atau mengolah atau memberlakukan persayaratan produk, jadwal, bahan mentah, dan daya listrik yang diubah menjadi daya mekanik guna menghasilkan karya, produk dan informasi yang telah direncanakan atau ditetapkan pada saat para langganan memerlukannya.
Sistem Informasi Manajemen. Sekumpulan orang, seperangkat pedoman dan alat perlengkapan pengolah data memilih, menyimpan, mengolah dan mengambil kembali data (mengolah data dan bahan) untuk mengurangi ketidakpastian di dalam pembuatan keputusan dengan menghasilkan atau memberikan informasi bagi/kepada pimpinan pada saat pimpinan tersebut bisa mempergunakannya seefisien-efisiennya.
Sistem Organisasi Usaha. Sekumpulan orang mencari dan mengolah sumber-sumber material dan informasi untuk mencapai berbagai macam tujuan bersama termasuk keuntungan ekonomi bagi perusahaan dengan menyelenggarakan pembelanjaan atau penganggaran, perancangan, memproduksi dan pemasaran guna menghasilkan produk akhir dan berhasil memasarkannya sebanyak jumlah minimum tertentu per tahunnya.
Didalam pengambilan keputusan seorang manajer tidak akan terlepas dari sistem,karena sistem akan membantu untuk menghilangkan suatu keraguan dan menetapkan kearah mana kita untuk melangkah. Dengan adanya suatu sistem manajer akan mempunyai pedoman yang pasti didalam pengambilan keputusan.
Sistem dapat diartikan sebuah sistem terdiri dari bagian-bagian yang saling berkaitan dan beroperasi untuk mencapai beberapa sasaran. Sistem yang sangat sederhana,memiliki beberapa input dan output pada gambar sebagai berikut.

INPUT SISTEM OUTPUT

Setiap sistem tersiri dari beberapa subsistem yang saling berinteraksi,sistem dapat digolongkan dalam tiga bagian yaitu:
1.Sistem fisik dan sistem abstrak
sistem fisik adalah bagian-bagian yang saling berkaitan dan beroperasi bersama untuk mencapai beberapa sasaran dan tujuan yang ingin dicapai.
Misal: sistem keuangan seperti catatan,aturan,prosedur,peralatan,petugas,yang beroperasi mancatatkan data, mengukur pendapatan ,dan menyiapkan laporan. Sistem abstrak suatu susunan gagasan yang teratur atau konsepsi yang saling tergantung.
2.Sistem Deterministik dan Sistem probalistik
Sistem deterministik adlah sebuah sistem yang beroperasi duluan,cara yang diramalkan secara tepat dimana interaksi antar bagian-bagian diketahui dengan pasti.
Missal:program komputer yang melaksanakan secara tepat sesuai dengan rangkaian intruksinya. Sistem probalistik dapat diuraikan dengan istilah perilaku yang mungkin,tetapi ada selalu sedikit kesalahan pada awalan terhadap jalannya sistem.
3. Sistem tertutup dan sistem terbuka
Sistem tertutup sistem yang mandiri yang relatif terisolasi dari limgkunganya tetapi tidak sama sekali tertutup dalam arti fisik.
Misal: sistem dan manufaktur yang dirancang untuk mengurangi sedapat mungkin untuk perubahan yang tidak diinginkan dengan limgkungan diluar sistem.
Sistem terbuka adalah sistem yang mengadakan pertukaran informasi,materi,energi dan lingkunganya, dimasa pertukaran dapat meliputi masukan yang acak dan tidak tertentu.

Perancang sistem biasanya memilih sistem deterministic yang relatif tertutup. Ini berarti sebuah sistem yang mantap dan baik yang dapat diduga (predictable) yang selalu berjalan tepat seperti yang sebenarnya atau seharusnya. Sistem ini biasanya lebih mudah dirancang dibandingkan dengan sistem probalistik terbuka, dan juga lebih mudah diatur dan dikendalikan karena perilakunya yang dapat diduga.


B. Informasi
Data adalah fakta dan angka yang tidak digunakan dalam sistem keputusan dan biasanya berbentuk catatan historis yang dicatat dan diharapkan tanpa maksud untuk segera diambil kembali untuk keperluan pengambilan keputusan.
Informasi berguna apabila informasi tersebut dapat digunakan sebagai bahan untuk mempermudah pengambilan keputusan. Seorang petugas yang bertanggung jawab atas penyimpanan informasi. Oleh karena itu jika seseorang berhalangan tidak berada ditempatnya, informasi yang diperlukan masih bisa dikeluarkan dari tempat penyimpananya dengan cepat dan tepat.
Informasi adalah data atau fakta-fakta yang tekah diproses sedemikian rupa sehingga berubah menjadi informasi. Persayaratan untuk mengambil keputusan dengan teknik ilmiah ialah tersedianya informasi yang dibutuhkan sebagai alat pembantu dalam proses pengambilan keputusan. Peranan informasi adalah bahwa informasi merupakan alat penunjang untuk mempermudah pengambilan keputusan.




Arus informasi di mulai dengan mengalirnya keputusan,perintah,intruksi,pesan dan nasehat dari meja pimpinan kepada unit-unit operasional. Pengolahan data menjadi informasi dapat dianalogikan seperti pengolahan bahan baku menjadi barang jadi, yang memperlihatkan konsep bahwa informasi bagi seseorang mungkin dipandang sebagai data mentah bagi orang lain. Informasi berguna untuk semua macam dan butuh kegiatan dalam organisasi masyarakat.
Beberapa bidang kegiatan yang memerlukan informasi yaitu:
a.Informasi untuk oerencanaan
b.Informasi untuk perumusan kebijaksanaan
c.Informasi untuk penentuan program kerja

A. Informasi untuk perencanaan
Semua kegiatan operasional akan selalu terlibat dalam proses perencanaan,apakah perencanaan bersifat jangka pendek atau jangka panjang. Untuk mencapai tujuan tersebut perusahaan harus menyesuaikan perencanaan informasi yang tekah ditetapkan.

B.Informasi untuk perumusan kebijaksanaan
Tugas perumusan kebijaksanaan semakin penting dalam kebijaksanaan organisasi harus didasarkan pada ketentuan dalam perusahaan. Dalam hal ini kebijaksanaan merupakan salah satu tugas yang sangat penting dari suatu pimpinan baik secara umum seluruh group organisasi maupun secara khusus untuk unit-unit tertentu dalam organisasi. Perumusan kebijaksanaan harus didasrkan kepada informasi yang up to date yang lengkap dab dapat dipercaya. Kebijaksanaan adalah keputusan yang dilakukan untuk melakukan suatu tindakan yang tidak merugikan orang lain.

C. Informasi untuk penentuan Program kerja
Penentuan program kerja selalu didasarkan pada program kerja mana yang harus didahului dan apa yang bisa ditunda sementara. Dalam menentukan skala prioritas program kerja secara tepat,dibutuhkan data informasi tentang faktor tenaga kerja yang tersedia.sumber pembiayaan,lokasi pelaksanaannya,sisitem pelaporan,sistem penilaian,umpan balik yang hendak dipakai dan keuntungan-keuntungan yang akan diperoleh.

Mengingat pentingnya peranan informasi dalam proses pengambilan keputusan kiranya dapat diterima jika dikatakan pengembangan itulah yang menentukan berhasil tidaknya sistem informasi itu membantu pimpinan dalam pengambilan keputusan.
Langkah-langkah yang perlu di ambil dalam pengembangan sistem informasi adalah:
1)Identifikasi masalah dalam arti bahwa hakekat dari pada masalah informasi dalam organisasi harus disadari pentingnya.
2)Melakukan feasibility study,artinya suatu studi perllu dilakukan untuk melihat sampai sejauh mana pengembangan sistem informasi itu mungkin dilaksanakan ditinjau dari semua permasalahan seperti tenaga kerja,timing yang tepat,penggunaan informasi yang dihasilkan dan pengembangan terhadap pengambilan keputusan.
3)Hasil feasibility study disampaikan kepada pimpinan organisasi untuk diterima atau ditolak
4)Dengan diterimanya feasibility study,langkah selanjutnya ialah menyelesaikan system design yang terperinci
5)Diterimanya System design yang terperinci segera memerlukan pembinaan suatu sistem organisasi bagi para pemakai penyusun program-program pelaksanaan.
6)Jika langkah kelima telah diambil dengan berhasil barulah sistem ini dilaksanakan diikuti oleh suatu cara penilaian dapat disemournakan terus.

Adapun langkah-langkah dari proses transformasi data adalah sebagai berikut;
1. Capturing of date
Pengumpulan data dengan mencatat data yang dirasa perlu dan ada hubungannya dengan tugas yang dijalankan dan masih merupakan mentah.
2. Veryfying of date
Memeriksa kebenaran catatan atau data yang ada,setelah ada pembuktian bahwa data tekah benar dan tepat maka diolah menjadi informasi.

3. Classifying of date
Mengklasifikasikan data yang dikumpulkan dalam berbagai kelompok sesuai dengan keinginan si pemakai atau orang yang memerlukan data.
4. Aranging of date atau sorting
Menempatkan atau penyempurna data kedalam urutan-urutan khusus sesuai dengan kebutuhan si pemakai.
5. Summaring of date
Data yang tekah dikumpulkan disingkatkan dan disusun menjadi laporan secara logika dan berdasarkan matematika.
6. Sorting of date
Penyimpanan data bentuk laporan-laporan yang dapat disebut atau disimpan kembali pada saat data tersebut diperlukan.
7. Retrieving of date
Mengambil kembali data yang telah sisimpan untuk memperoleh informasi.
8. Communicating
Bermanfaat untuk mentransfer data dari suatu tempat kelompok lain
9. Reproducing
Memperbanyak data sesuai dengan kebutuhan,dengan jalan fotocopy atau magnetick disk,dll
Dengan langkah-langkah dalam proses transformasi data tersebut diatas pada hakekatnya ada beberapa metode yang dapat dipergunakan untuk memproses data menjadi informasi yaitu dengan menggunakan komputer. Jika seseorang meminta untuk melihat suatu sisitem informasi dari organisasi,yang ditunjukan adalah komponen fisiknya,pertanyaan apa saja yang diproses oleh komponen tersebut dapat dijawab dengan fungsi pengolahan atau dengan keluaran-keluaran sistem.






C. Manajemen

Kata manajemen berasal dari bahasa perancis kuno management,yang memiliki arti seni melaksanakan dan mengatur. Manajemen belum memiliki difinisi yang mapan dan diterima secara universal.Mary Parker Follet,misalnya mendefinisikan manajemen sebagai seni menyelasaikan pekerjaan melalui orang lain. Definisi ini berarti bahwa seorang manajer bertugas mengatur dan mengarahkan orang lain untuk mencapai tujuan organisasi.
Sementara itu, Ricky W.Griffin mendefinisikan manajeman sebagai sebuah proses perencanaan,pengorganisasian,pengkoordinasian,dan pengontrolan sumber daya untuk mencapai sasaran(goals) secara efektif dan efisien. Efektif berarti bahwa tujuan dapat dicapai sesuai dengan perencanan,sementara efisiensi berarti bahwa tugas yang ada dilaksanakan secara benar,terorganisir,dan sesuai dengan jadwal;dalam berbagai bidang seperti industri,pendidikan,kesehatan, bisnis,financial,dan sebagainya. Dengan kata lain efektif menyangkut tujuan dan efisiensi menyangkut cara dan lamanya suatu proses mencapai tujuan tersebut.
Ilmu manajemen merupakan suatu kumpulan pengetahuan yang disistematisi,dikumpulkan dan diterima kebenarannya. Hal ini dibuktikan dengan adanya metode ilmiah yang dapat digunakan dalam setiap penyelesaian masalah dalam manajemen. Namun selain itu beberapa ahli sepertti Follet menganggap manajemen adalah sebuah seni. Hal ini disebabkan oleh kepemimpinan memerlukan Kharisma, stabilitas, emosikewibawaan ,kejujuran, kemampuan menjalin hubungan antarmanusia yang semuanya itu banyak ditentukan oleh bakat seseorang dan sulit dipelajari.
Manajer pada suatu operasi berfungsi sebagai perencanaan,pengorganisasian,dan pengendalian operasi. Mereka merencanakan dengan menetapkan tujuan dan memilih tindakan yang terbaik untuk mencapai tujuan yang direncanakan.
Manajemen dapat didefinisikan sebagai kemampuan atau ketrampilan untuk memperoleh hasil dalam rangka pencapaian tujuan melalui kegiatan-kegiatan manajemen tidak malaksanakan sendiri kegiatan yang bersifat operasional melainkan mengatur tindakan-tindakan pelaksana oleh sekelompok yang disebut bawahan.
Ditinjau dari suatu proses manajemen bahwa manajemen merupakan sebuah proses khas terdiri dari tindakan-tindakan,perencanaan,pengorganisasian,pengarahan,dan pengawasan untuk menentukan serta mencapai sasaran yang tekah ditetapkan melalui pemanfaatan sumber daya manusia. Pengambilan keputusan oleh seorang manager dituntut untuk memilih tindakan yang memberi hasil optimal dengan biaya terendahdan resiko keinginan yang paling kecil. Keputusan-keputusan ini dapat dicapai tanpa informasi yang lengkap.
Pengertian menurut James A.F.Stoner,manajemen adalah suatu proses perencanaan,pengorganisasian,kepemimpinan,dan pengendalian upaya dari anggota organisasi serta penggunaan semua sumber daya yang ada pada organisasi untuk mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan sebelumnya.
Pengertian manajemen menurut Mary Parker Follet adalah suatu seni,karena untuk melakukan suatu pekerjaan melaui orang lain dibutuhkan ketrampilan khusus.

. Formasi dari Kebijakan dalam Bisnis

Misinya dari bisnis merupakan kepentingan paling jelas seperti,contohnya membuat sabun.
Tujuan dari bisnis menunjuk pada akhir dari kegiatan dimana tugas tertentu dimabil sebagai tujuan.
Kebijakan bisnis, ialah panduan yang menspesifikasikan aturan,regulasi dan tujuan,dan mungkin digunakan dalam pengambilan keputusan manajer. Harus fleksibel dan dengan mudah dapat dimengerti dan diinterpertasikan oleh semua pegawai.
Strategi bisnis berarti perencanaan dari tindakan yang akan diambil ,mengartikan apa tindakan terbaik yang harus mereka lakukan pada fakor produksi kepada keuntungan bisnis. Pada awalnya ini bisa menolong manajer memutuskan apa jenis bisnis yang mereka ingin bentuk.



Bagaimana Menerapkan Kebijakan dan Strategi
Semua kebijakan harus didiskusikan dengan semua personel manajerial dan staff
Manajer harus mengerti dimana dan bagaimana mereka menerapkannya
Rencana sebuah tindakan harus diberitahukan pada setiap departemen.
Kebijakan dan strategi harus diperiksa ulang secara berkala.
Perencanaan cadangan harus dipikirkan dalam kasus perubahan lingkungan
Sebuah lingkungan yang baik sangat dibutuhkan dalam bisnis.

Perkembangan dari Kebijakan dan Strategi
Misi,tujuan,kekuatan dan kelemahan dari setiap departemen harus dianalisa untuk menentukan peran mereka dalam mencapai tujuan dari misi bisnis
Metode perkiraan mengembangkan sebuah gambaran yang dapat diandalkan dalam lingkungan bisnis di masa depan
Sebuah unit perencana harus dibuat untuk meyakinkan bahwa semua rencana sudah konsisten dan kebijakan dan strategi ditujukan pada pencapaian misi dan tujuan yang sama.

Semua kebijakan harus didiskusikan dengan semua personel manajerial dan staff yang dibutuhkan dalam eksekusi semua kebijakan.

Dimana Kebijakan dan Strategi Cocok dalam Proses perencanaan
Mereka memberi mid dan lower level manajer ide bagus dari rencana masa depan dari departemen.
Sebuah kerangka kerja dibuat dimana rencana dan keputusan dibuat.
Mid dan lower level manajemen bisa menambahkan rencana mereka sendiri pada strategi bisnis.


Elemen Dasar Manajemen

Manajemen beroperasi melalui bermacam fungsi,biasanya digolongkan pada perencanaan ,pengorganisasian,kepemimpinan/motivasi dan pengturan.
Perencanaan:memutuskan apa yang harus terjadi di masa depan (hari ini,minggu depan,bulan depan,tahun depan,setelah lima tahun dsb) dan membuat rencana untuk dilaksanakan.
Pengorganisasian:membuat penggunaan maksimal dari sumber daya yang dibutuhkan untuk melaksanakan rencana dengan baik
Leading/kepemimpinan dan motivasi :memakai kemampuan di area ini untuk memnuat yang lain mengambil peran efektif dalam mencapai suatu rencana
Pengendalian:monitoring,memantau kemajuan rencana,yamg mungkin membutuhkan perubahan tergantung apa yang terjadi


Tingkatan Manajer
Top management atau manajemen tingkat atas yang sering disebut executive officer atau top manager. Bertugas merencanakan kegiatan dan strategi perusahaan secara umum dan mengarahkan jalanya perusahaan. Contoh top manajemen adalah CEO(chief executive officer) dan CFO (chief financial officer)
Middle managemet atau manajemen menengah bertugas sebagai penghubung antara manajemen puncak dan manajemen lini pertama,misalnya kepala bagian atau kepala departemen.
Lower management atau manajemen lini pertama (first-line management) adalah manajemen yang memimpin dan mengawasi tenaga-tenaga operasional perusahaan. Manajemen ini dikenal pula dengan istilah manajemen operasional (supervisor,kepala seksi,dan mandor).



Ketrampilan manajer

Menurut Griffin dalam bukunya Business,8th edition. Manajer harus memiliki lima macam ketrampilan yaitu ketrampilan konsepsional,ketrampilan kemanusiaan,ketrampilan teknis,ketramilan manjemen waktu,dan ketrampilan membuat keputusan.

1)Ketrampilan konseptual
Manajer tingkat atas (top manager) harus memiliki katrampilan untuk membuat konsep,ide,dan gagasan demi kenajuan organisasi. Ketrampilan ini sering disebut sebagai ketrampilan konsepsional (conceptioanal skill). Gagasan atau ide serta konsep tersebut kemudian haruslah dijabarkan menjadi suatu rencana kegiatan untuk menciptakan gagasan atau konsepnya itu. Proses penjabaran ide menjadi suatu rencana karja yang konkret itu biasanya disebut sebagai proses perencanan.oleh karena itu,ketrampilan konsepsional juga merupakan ketrampilan untuk membuat rencana kerja.

2) Ketrampilan komunikasi atau kemanusiaan
Selain kemampuan konsepsional manajer juga perlu dilengkapi dengan ketrampilan berkomunikasi atau ketrampilan berhubungan dengan orang lain yang disebut juga ketrampilan kemanusiaan (hunman skill). Komunikasi yang persuasive harus selalu diciptakan oleh manajer terhadap bawahan yang dipimpinnya. Dengan komunikasi yang persuasif,bersahabat,dan kebapakan akan membuat karyawan merasa dihargai dan kemudian mereka akan bersikap terbuka kepada atasan. Ketrampilan berkomunikasi diperlukan ,baik pada tingkatan manajemen atas,menengah,maupun bawah






3) Ketrampilan Teknis
Ketrampilan terakhir yang merupakan bakal bagi seorang manajer adalah ketrampilan teknis(technical skill). Ketrampilan ini pada umumnya merupakan bekal bagi manajer pada tingkat yang lebih rendah. Ketrampilan teknis ini merupakan ketrampilan atau kemampuan untuk menjalankan suatu pekerjaan tertentu,misalnya menggunakan program komputer,memperbaiki mesin,membuat kursi,merangkai bunga,dan ketrampilan teknis yang lain.

4) Ketrampilan manajemen waktu
Kemampuan manajemen waktu merujuk pada kemampuan seorang manajer untuk menggunakan waktu yang dimilikinnya secara bijaksana. Pada tahun 2004 sebagai contoh,lew Frankfort dari Coach digaji $2.000.000 per tahun. Jika diasumsikan bahwa ia bekerja selama 50 jam per minggu dengan waktu cuti 2 minggu,maka gaji Frankfort setiap jamnya $ 800 per jam.-sekitar $13 per menit. Dari sana dapat kita lihat bahwa setiap menit yang terbuang akan sangat merugikan perusahaan. Kebanyakan manajer, tentu saja, memiliki gaji yang jauh lebih kecil dari Frankfort. Namun demikian, waktu yang mereka miliki tetap merupakan asset berharga,dan menyianyiakan berarti membuang-buang uang dan mengurangi produktifitas perusahaan.

5) Ketrampilam membuat keputusan
Yang termasuk dalam kelompok ini adalah kemampuan untuk mendefinisikan masalah dan menentukan cara terbaik dalam memecahkanya. Kemampuan membuat keputusan adalah yang paling utama bagi seotrang manajer, terutama bagi kelompok manajer atas (top manager). Griffin mengajukan 3 langkah dalam pembuatan keputusan. Yang pertama,seorang manajer harus mendifinisikan masalah dan mencari berbagai alternative yang dpat diambil untuk menyelesaikanya. Kedua,manajer harus mengevaluasi setiap alternatif yang ada dan memilih sebuah alternatif yang dianggap sebagi yang terbaik. Dan yang terakhir,manajer harus mengimplementasikan alternatif yang telah ia pilih serta mengawasi dan mengevaluasinya agar tetap berada dalam jalur yang benar (Griffin:2006)

Pandangan Teoritis

Mary Parker Follet (1868-1933), yang menulis dalam topic pada masa awal abad ke-20,mengartikan bahwa manajemen sebagai ”seni membuat hal-hal terselesaikan melalui orang-orang”.
Orang juga bisa berpikir tentang manajemen secara fungsional,karena tindakan menghitung kualitas dalam basis regular dan dari mengatur beberapa rencana awal:atau sebagai tindakan yang diambil untuk mencapai goal atau tujuan yang diinginkan orang tersebut. Ini di pakai bahkan dalam situasi simana perencanaan tidak ada sama sekali. Dalam prespektif ini, orang perancis Henry Fayol mengelompokkan manajemen mengandung lima fungsi:
Perencanaan
Pengorganisasian
Kepemimpinan
Kordinasi
Pengaturan
Beberapa orang, bagaimanapun, menemukan kalau definisi ini, walaupun berguna, terlalu sempit. Frase "manajemen adalah apa yang manajer lakukan" terjadi dalam banyak tempat, mensugestikan tingkat kesulitan mendefinisikan manajemen, sifat yang berubah-ubah dari definisi tersebut, dan hubungan dari praktek manajerial dengan eksistensi kader manajerial atau kelas
Salah satu kebiasaan yang mempertimbangkannya sebagai persamaan dari "administrasi bisnis", walaupun ini tidak mengikutkan manajemen dalam tempat diluar komersial, sebagai contohnya dalam amal dan dalam sektor publik. Walaupun, banyak orang merefrensikan kepada departemen yang mengajar manajemen didalam universitas sebagai "[[sekolah bisnis]". Beberapa institusi (seperti Harvard Business School) mengunakkan nama tersebut sementara yang lain (seperti Yale School of Managment) mengunakan istilah yang lebih inklusif yaitu "manajemen.".Pengguna bahasa Inggris biasa menggunakan istilah "management" atau "the managment" sebagai kata kolektif mendeskripsikan organisasi, sebagai contoh ialah korporasi.
D.Proses manajemen
Fungsi manajemen adalah elemen-elemen dasar yang akan selalu ada dan melekat di dalam proses manajemen yang akan dijadikan acuan oleh manajer dalam melaksanakan kegiatan untuk mencapai tujuan.
Planning
Kegiatan seorang manajer adalah menyusun rencana. Menyusun rencana berarti memikirkan apa yang akan dikerjakan dengan sumber yang dimiliki. Agar dapat membuat rencana secara teratur dan logis, sebelumnya harus ada keputusan terlebih dahulu sebagai petunjuk langkah-langkah selanjutnya.
Organizing
organizing berarti menciptakan suatu struktur organisasi dengan bagian-bagian yang terintegrasi sedemikian rupa sehingga hubungan antarbagian-bagian satu sama lain dipengaruhi oleh hubungan mereka dengan keseluruhan struktur tersebut.
Pengorganisasian bertujuan membagi suatu kegiatan besar menjadi kegiatan-kegiatan yang lebih kecil. Selain itu, mempermudah manajer dalam melakukan pengawasan dan menentukan orang yang dibutuhkan untuk melaksanakan tugas-tugas yang telah dibagi-bagi tersebut.
Actuating
Actuating adalah suatu tindakan untuk mengusahakan agar semua anggota kelompok berusaha untuk mencapai sasaran sesuai dengan perencanaan manajerial dan usaha-usaha organisasi. Jadi actuating artinya adalah menggerakkan orang-orang agar mau bekerja dengan sendirinya atau penuh kesadaran secara bersama-sama untuk mencapai tujuan yang dikehendaki secara efektif. Dalam hal ini yang dibutuhkan adalah kepemimpinan (leadership).

Controlling
Controlling adalah proses pengawasan performa perusahaan untuk memastikan bahwa jalannya perusahaan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan. Seorang manajer dituntut untuk menemukan masalah yang ada dalam operasional perusahaan, kemudian memecahkannya sebelum masalah itu menjadi semakin besar mengevaluasinya.
1.Sarana manajemen
Untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan diperlukan alat-alat sarana (tools). Tools merupakan syarat suatu usaha untuk mencapai hasil yang ditetapkan. Tools tersebut dikenal dengan 6M, yaitu men, money, materials, machines, method, dan markets.
Man (SDM)
Dalam manajemen, faktor manusia adalah yang paling menentukan. Manusia yang membuat tujuan dan manusia pula yang melakukan proses untuk mencapai tujuan. Tanpa ada manusia tidak ada proses kerja, sebab pada dasarnya manusia adalah makhluk kerja. Oleh karena itu, manajemen timbul karena adanya orang-orang yang berkerja sama untuk mencapai tujuan.
Money (uang)
Uang merupakan salah satu unsur yang tidak dapat diabaikan. Uang merupakan alat tukar dan alat pengukur nilai. Besar-kecilnya hasil kegiatan dapat diukur dari jumlah uang yang beredar dalam perusahaan. Oleh karena itu uang merupakan alat (tools) yang penting untuk mencapai tujuan karena segala sesuatu harus diperhitungkan secara rasional. Hal ini akan berhubungan dengan berapa uang yang harus disediakan untuk membiayai gaji tenaga kerja, alat-alat yang dibutuhkan dan harus dibeli serta berapa hasil yang akan dicapai dari suatu organisasi.

Materials (bahan)
Materi terdiri dari bahan setengah jadi (raw material) dan bahan jadi. Dalam dunia usaha untuk mencapai hasil yang lebih baik, selain manusia yang ahli dalam bidangnya juga harus dapat menggunakan bahan/materi-materi sebagai salah satu sarana. Sebab materi dan manusia tidaki dapat dipisahkan, tanpa materi tidak akan tercapai hasil yang dikehendaki.
Machines (mesin)
Dalam kegiatan perusahaan, mesin sangat diperlukan. Penggunaan mesin akan membawa kemudahan atau menghasilkan keuntungan yang lebih besar serta menciptakan efesiensi kerja.
Methods (metode)
Dalam pelaksanaan kerja diperlukan metode-metode kerja. Suatu tata cara kerja yang baik akan memperlancar jalannya pekerjaan. Sebuah metode daat dinyatakan sebagai penetapan cara pelaksanaan kerja suatu tugas dengan memberikan berbagai pertimbangan-pertimbangan kepada sasaran, fasilitas-fasilitas yang tersedia dan penggunaan waktu, serta uang dan kegiatan usaha. Perlu diingat meskipun metode baik, sedangkan orang yang melaksanakannya tidak mengerti atau tidak mempunyai pengalaman maka hasilnya tidak akan memuaskan. Dengan demikian, peranan utama dalam manajemen tetap manusianya sendiri.
Market (pasar)
Memasarkan produk sudah barang tentu sangat penting sebab bila barang yang diproduksi tidak laku, maka proses produksi barang akan berhenti. Artinya, proses kerja tidak akan berlangsung. Oleh sebab itu, penguasaan pasar dalam arti menyebarkan hasil produksi merupakan faktor menentukan dalam perusahaan. Agar pasar dapat dikuasai maka kualitas dan harga barang harus sesuai dengan selera konsumen dan daya beli (kemampuan) konsumen.
2. Etika manajerial
Etika manajerial adalah standar prilaku yang memandu manajer dalam pekerjaan mereka. Ricky W. Griffin dalam bukunya yang berjudul Business mengklasifikasikan etika manajerial ke dalam tiga kategori:
Perilaku terhadap karyawan
Kategori ini meliputi aspek perekrutan, pemecatan, kondisi upah dan kerja, serta privasi dan respek. Pedoman etis dan hukum mengemukakan bahwa keputusan perekrutan dan pemecatan harus didasarkan hanya pada kemampuan untuk melakukan pekerjaan. Perilaku yang secara umum dianggap tidak etis dalam kategori ini misalnya mengurangi upah pekerja karena tahu pekerja itu tidak bisa mengeluh lantaran takut kehilangan pekerjaannya.
Perilaku terhadap organisasi
Permasalahan etika juga terjadi dalam hubungan pekerja dengan organisasinya. masalah yang terjadi terutama menyangkut tentang kejujuran, konflik kepentingan, dan kerahasiaan. Masalah kejujuran yang sering terjadi di antaranya menggelembungkan anggaran atau mencuri barang milik perusahaan. Konflik kepentingan terjadi ketika seorang individu melakukan tindakan untuk menguntungkan diri sendiri, namun merugikan atasannya. Misalnya, menerima suap Sementara itu, masalah pelanggaran etika yang berhubungan dengan kerahasiaan di antaranya menjual atau membocorkan rahasia perusahaan kepada pihak lain.
Perilaku terhadap agen ekonomi lainnya
Seorang manajer juga harus menjalankan etika ketika berhubungan dengan Beberapa orang,bagaimana,menemukan kalo definisi ini,walaupun berguna,terlalu sempit. Frase “manajemen adalah apa yang manajer lakukan” terjadi dalam banyak tempat,mensugestikan tingkat kesulitan mendefinisikan manajemen,sifat yang berubah –ubah dari definisi tersebut,dan hubungan dari praktek manajerial dengan ekstensi kader manajerial atau kelas.
3.Pengertian dasar dan azaz sistem informasi manajemen
Keterpaduan informasi merupakan hasil yang diharapkan dari upaya pengembangan sistem informasi. Oleh karena itu, perlu lebih dahulu dikemukakan beberapa pengertian dasar dan azaz-azaz yang sesuai dengan lingkup kerja seluruh unit organisasi atau unit kerja di lingkungan Depdikbud. Pengertian ini diturunkan tidak murni secara akademis, namun juga secara empiris berdasarkan pengkajian terhadap gejala-gejala dan permasalahan yang ditemukan dan berkembang di lapangan.
Sistem diartikan sebagai kumpulan dari komponen yang saling berkaitan untuk secara bersama-sama menghasilkan satu tujuan. Mengenai hirarki pengelompokkannya, dapat dikemukakan bahwa apabila suatu komponen di dalam suatu sistem membentuk sistem sendiri maka komponen ini dinamakan subsistem dan seterusnya sehingga akan ada nama-nama modul, submodul, aplikasi dan subaplikasi. Hirarki ini berlaku relatif, tergantung dari jenjang manajerial manakah dimulainya.
Informasi diartikan sebagai hasil pe-ngolahan data yang digunakan untuk suatu keperluan, sehingga penerimanya akan mendapat rangsangan untuk melakukan tindakan. Data adalah fakta yang jelas lingkup, tempat dan waktu-nya. Data diperoleh dari sumber data primer atau sekunder dalam bentuk be-rita tertulis atau sinyal elektronis. Pengertian informasi dan data berlaku sangat relatif tergantung pada posisinya terhadap lingkup permasalahannya. Jenis-jenis informasi dapat dipandang dari 3 segi yaitu manajerial, sumber dan rutinitasnya.




Dari segi manajerialnya dibagi tiga jenis:
1.informasi strategis
2.informasi taktis
3.informasi operasional
Informasi strategis adalah informasi yang digunakan untuk kegiatan manajerial tingkat atas (top manajemen) dan umumnya mempunyai daya jangkau untuk waktu 5 sampai 15 tahun bahkan mungkin 75 tahun. Informasi taktis digunakan untuk manajerial tingkat menengah (midle manajemen) pada umumnya dengan daya jangkau satu tahun. Sedangkan informasi operasional adalah informasi yang digunakan oleh kegiatan manajerial tingkat bawah (low manajerial) dan pada umumnya mempunyai daya jangkau dalam hitungan beberapa hari.
Informasi dilihat dari sumbernya dibagi menjadi dua jenis: internal dan eksternal. Informasi internal adalah informasi yang menggambarkan keadaan (profile), dan informasi eksternal adalah informasi yang menggambarkan ada tidaknya perubahan di luar organisasi itu. Informasi eksternal lebih banyak digunakan oleh kegiatan manajerial tingkat atas. Jenis informasi dibagi menjadi informasi insendentil dan rutin. Informasi rutin digunakan secara periodik terjadwal dan digunakan untuk penanggulangan masalah-maslaah rutin. Infomasi insendentil diperlukan untuk penanggulangan masalah-masalah khusus.
Pengertian sistem informasi dapat dilihat dari segi fisik dan fungsinya. Dari segi fisiknya dapat diartikan susunan yang terdiri dari perangkat keras, perangkat lunak dan tenaga pelaksananya yang secara bersama-sama saling mendukung untuk menghasilkan suatu produk.
Sedangkan dari segi fungsi informasi merupakan suatu proses berurutan di-mulai dari pengumpulan data dan diakhiri dengan komunikasi/desiminasi. Selanjutnya sistem informasi dikatakan berdaya guna jika mampu menghasilkan informasi yang baik, tinggi akurasinya, tepat waktu, lengkap dan ringkas isinya.
Akurasi adalah ukuran berupa rasio antara jumlah informasi yang benar dan tidak benar. Suatu sistem dikatakan mempunyai akurasi tinggi apabila akurasinya sebesar 95%. Namun akurasi tinggi tidak akan berguna apabila kedatangannya terlambat dan tidak teratur. Oleh karena itu sistem informasi dituntut untuk lengkap, ringkas dan teratur sehingga tidak memusingkan pengguna informasi tersebut.
Manajemen adalah berkaitan dengan pembagian tanggung jawab, yang menjamin tidak akan terjadinya tumpang tindih pekerjaan. Sedangkan administrasi berkaitan dengan sistem pencatatan pada setiap penanggung jawab serta pe-laporan antarpenanggung jawab yang telah ditetapkan dalam manajemen tersebut.
Sistem informasi manajemen merupakan prosedur pemrosesan data berda- sarkan komputer yang dikembangkan dalam suatu organisasi dan diintegrasikan dalam taraf tertentu dengan prosedur manual dan prosedur yang lain untuk menghasilkan informasi yang tepat waktu dan efektif untuk mendukung proses pengambilan keputusan dan berbagai fungsi manajemen lainnya.
Azaz -azaz sistem informasi
Azaz -azaz di sini berupa prinsip yang menjiwai sistem informasi baik pengembangan, pemeliharaan dan peng- operasiannya.
Untuk lingkungan Depdikbud ada lima azaz yang ditetapkan yaitu:
1.azaz satu pengelola,
2.kepekaan.
3.fleksibilitas,
4.kesederhanaan, dan
5.azaz saling percaya.


Azaz pengelola. Suatu sistem informasi dapat diselenggarakan apabila ada suatu unit kerja yang diberi tanggug jawab untuk mengelolanya.Tugas penge-lola ini adalah melaksanakan koordinasi dalam pengembangan, pemeliharaan dan pengoperasian, melayani permintaan data, pengembangan teknik atau metode analisis dalam rangka pendayagunaan informasi, dan bertanggung jawab atas semua kualitas data dan informasi yang dihasilkan.
Azaz kepekaan. Sistem informasi dapat berguna apabila memberi layanan sesuai dengan apa yang seharusnya diperlukan. Untuk itu diperlukan peremajaan (update) agar penyusunan informasi sesuai dengan keadaan lapa-ngan. Suatu mekanisme yang harmonis antara sumber data dengan pusat pe-nyimpanan data harus saling mengun- tungkan. Dalam pada itu informasi yang dihasilkan harus mempunyai beragam bentuk dan secara langsung mampu memberikan semacam "warning" kepada penerima informasi tentang adanya faktor-faktor negatif yang perlu segera ditanggulangi.
Sistem informasi pada dasarnya dituntut untuk memiliki tingkat toleransi yang tinggi terhadap seluruh jajaran unit kerja. Oleh karena itu suatu sistem informasi manajemen harus mampu beradaptasi terhadap perubahan-perubahan yang terjadi.
Azaz kesederhanaan. Sistem informasi harus tersusun dari serangkaian perangkat keras, perangkat lunak dan juga prosedur yang mudah dimengerti maupun dioperasikan serta dipelihara oleh seluruh unit kerja, agar dapat dihindari kemungkinan kesalahpahaman atau peluang terjadinya penyimpangan. Untuk itu harus ada ketentuan yang jelas dan sistematik dalam membantu terselenggaranya perputaran roda sistem informasi manajemen.




Sistem informasi dapat menumbuhkan suasana saling percaya antara unit kerja yang satu dengan unit kerja lainnya dalam arti:
1.Tidak tumpang tindih kewenangan dalam produksi dan pendayagunaan informasi.
2.Tidak ada tumpang tindih tugas dan fungsinya terutama dalam penyusunan rencana, pengelolaan, pemantauan dan pengambilan keputusan.
3.Tidak ada unit kerja yang hasil kerjanya dalam produksi informasi disia-siakan oleh unit kerja lain.
Dari semua pengertian dasar dan azaz-azaz ini, serta saling keterkaitan yang terkandung di dalamnya maka dapat ditarik beberapa kesimpulan di mana secara ringkas dapat dinyatakan bahwa:
1.Ouput dari sistem informasi adalah informasi. Relevansi dan kualitas informasi yang dihasilkan tergantung sepenuhnya pada keinginan manusia. Sistem informasi harus mengandung empat komponen, yaitu: data, pe-rangkat keras, perangkat lunak, dan manusia. Perangkat keras maupun perangkat lunak hanya merupakan alat bantu yang tidak akan melakukan apapun apabila tidak ada data yang diproses dan tidak ada yang memerintahkan. Ada tiga peranan manusia yang diperlukan oleh sistem informasi yatiu sebagai pemberi data, pengolah, dan pengguna data. Ketiga peranan ini merupakan satu kesatuan yang tidak terpisahkan di mana yang satu tidak merasa lebih penting dari yang lain. Peranan ini tidak ada hubungannya dengan jabatan struktural dan berlaku sangat relatif terhadap lingkup permasalahannya.
2.Sistem informasi harus mempunyai kejelasan tujuan dan bukan berarti komputerasasi total. Komputerisasi 0hanya dikenakan secara selektif terhadap aktivitas-aktivitas yang berhubungan dengan data yang berskala besar tapi memerlukan proses yang menuntut ketelitian dan kece-patan tinggi di mana pekerjan secara manual sudah tidak mungkin dipertahankan.
3.Sistem informasi manajemen adalah proses yang berlangsung secara periodik dan beroperasi dalam suatu siklus yang bergerak secara teratur. Oleh karena itu, suatu sistem informasi manajemen lebih beroreintasi pada informasi yang bersifat rutin.
4.Sistem informasi manajemen memerlukan satu pengelola yang berperanan sebagai koordinator baik dalam pemeliharaan maupun dalam pengembangannya. Ini berarti bahwa sistem informasi perlu diwadahi da-lam bentuk fungsi tersendiri dari suatu organisasi atau unit kerja.
5.Sistem informasi manajemen pada hakekatnya menuntut adanya keteraturan dari seluruh jajaran unit orga- nisasi dan unit kerja yang menggunakannya. Ini berarti diperlukan persiapan-persiapan dari para personil unit organisasi dan unit kerja, karena kelak akan terjadi perubahan perilaku yang tidak pernah diperkirakan sebelumnya.
4. Konsepsi Pengembangan SIM
Dasar-dasar kosepsional ini diturunkan langsung dari keadaan dan masalah kebijaksanaan pokok maupun pengertian dasar dan azaz-azaz yang telah dikemukakan di atas.
a. Informasi sebagai sumber daya
Sumber daya yang saat ini dikenal dalam organisasi dan unit kerja terdiri atas ketenagaan (MAN), keuangan (MONEY) dan sarana/prasarana (MATERIAL). Tetapi sumber daya dalam organisasi modern telah ditambah dengan infomasi (INFORMATION). Tam- bahan ini merupakan sesuatu yang logis karena aktivitas manajerial yang sebelumnya hanya didasarkan pada per- kiraan atau intuisi telah ditingkatkan menjadi aktivitas manajerial yang didasarkan pada deduktif analitis. Ini berarti bahwa hasil dari aktivitas manajerial tersebut akan lebih rasional.

b. Keterpaduan informasi
Sesuai dengan lingkup tanggung jawabnya, maka Depdikbud perlu melakukan usaha untuk mengurangi beban administratif sampai seminimal mungkin terhadap Usaha Pelaksana Teknis (UPT) yang bidang kerjanya berhadapan langsung dengan lapangan. Dengan demikian keberadaan UPT ini dapat lebih dipusatkan hanya menjadi beban teknis yang menjadi tugas utama-nya. Ini berarti bahwa kondisi fisik sumber daya yang dimiliki UPT harus selalu diketahui dan di bawah kontrol, tanpa harus menanyakan kepada UPT yang bersangkutan. Informasi mengenai sumber daya untuk UPT cukup ditanyakan kepada unit organisasi atau unit kerja yang ada di lingkungannya sendiri.
Dengan demikian, penyediaan sumber daya untuk pembangunan, pemeli- haran/pembinaan, dan pengoperasian sumber daya yang ada di UPT dapat terselenggara secara otomatis tanpa harus memberitahu segala hal mengenai kekurangannya. Evaluasi terhadap UPT tersebut hanya ditujukan terhadap input dan output aktivitasnya.
Kondisi ini akan tercapai jika hanya ada suatu keterpaduan di dalam aktivitas manajerial perencanaan, administrasi pengelolaan, adminitrasi pemantauan dan pengambilan keputusan. Dengan terjadinya dilema perbedaan informasi di lingkungan Depdikbud mengakibatkan tidak berfungsinya administrasi pengelolaan maupun pemantaun secara tidak wajar. Oleh karena itu satu-satunya upaya di tempuh adalah dengan me-ngusahakan keterpaduan informasi di dalam suatu sistem informasi manajemen. Syarat adanya keterpaduan in- formasi tersebut adalah adanya satu pe-ngelola sistem informasi manajemen.
c. Model sistem informasi manajemen.
Pengembangan sistem ini untuk menunjang kegiatan manajerial perencanaan, administrasi pengelolaan, administrasi pemantauan, dan pengambilan keputusan, serta statistik tahunan. Khusus untuk menunjang aktivitas manajerial pengambilan keputusan, porsi informasi terbesar diberikan untuk ke-giatan manajerial tingkat bawah, kemu- dian porsi informasi sedang diberikan untuk kegiatan manajerial tingkat mene-ngah. Sedangkan porsi informasi untuk kegiatan manajerial tingkat atas akan mendapat porsi informasi yang terkecil.
Secara teoritis, tujuan ini merupakan kondisi awal untuk menuju suatu Decision Support System (DSB) yang secara khusus hanya diperuntukkan bagi kegiatan manajerial tingkat atas, di mana porsi informasi yang diperlukan lebih cenderung bersifat eksternal dan lebih dari itu juga bersifat insidentil. Hal ini tentunya perlu didukung oleh kemampuan interaksi yang cepat terhadap pelacakan masalah.
Tetapi arah ini sudah lebih tinggi dibandingkan dengan suatu sistem Electronic Data Processing (EDP) yang kegiatan utamanya hanya berkisar dalam produksi informasi.
Perlu diingatkan bahwa di dalam sistem informasi manajemen selalu terdapat dua kegiatan utama yaitu:
1.produksi informasi dan
2.pendayagunaan informasi.
Kegiatan produksi informasi lebih banyak berhubungan dengan masalah, "Bagaimana agar pengumpulan data, pengolahan data, penyimpanan data dan pengambilan data dapat diselenggarakan secara cepat, akurat dan relevan?". Se-dangkan pendayagunaan informasi lebih banyak berhubungan dengan masalah, "Bagaimana agar penggunaan berbagai informasi untuk berbagai maksud oleh berbagai pengguna dapat terintegrasi dalam informasi yang menjamin konsistensinya?"
5. Pengelolaan sistem informasi manajemen
Sistem informasi manajemen untuk organisasi yang besar seperti Depdikbud secara mutlak memerlukan pengelolaan khusus. Pengelolaan ini harus dibebankan kepada suatu unit kerja yang sudah ada, yaitu dalam bentuk fungsi. Hal ini dimaksudkan semua keperluan informasi dalam rangka perencanaan, administrasi pengelolaan, administrasi pemantaun dan pengambilan keputusan dapa terlayani secara efektif dan efisien atas dasar keterpaduan informasi.
Ditinjau dari lingkup tugas dan fungsinya unit organisasi pada dasarnya dapat digolongkan menjadi dua jenis: unit pelaksana dan unit penunjang. Unit pelaksana adalah unit yang tugas dan fungsinya melakukan kegiatan untuk merealisasikan semua sasaran program yang telah ditetapkan. Sedangkan unit penunjang melakukan pelayanan kepada unit pelaksana agar tugas dan fungsinya dapat dijalankan dengan baik dan benar. Pelayanan yang diberikan oleh unit penunjang adalah pelayanan administrasi dan pelayanan teknis. Pelayanan administrasi meliputi kepegawaian, keuangan, dan sarana/prasarana. Sedangkan pelayanan teknis meliputi metodologi prosedur pelaksanaan kegiatan termasuk pelayanan informasi. Unit penunjang inilah yang harus menentukan sasaran program dan strategi pelaksa-naannya. Penentuan sasaran ini tentunya harus dilakukan bersama-sama dengan unit pelaksana. Dari uraian ini jelaslah bahwa fungsi pengelolaan sistem informasi menajemen harus dibebankan kepada unit penunjang.
Pada suatu unit organisasi yang besar yang menggunakan sistem manajerial secara berjenjang maka unit pelaksana dan unit penunjang ini akan selalu terdapat pada setiap jenjangnya. Dalam keadaan semacam ini maka perbedaan hanya teletak pada tingkat kewenangan dan kedalaman dari kegiatannya.
Konsekuensi lain mengenai sistem manajerial secara berjenjang adalah me-nyangkut distribusi beban kerjanya. Berkenaan dengan ini telah dikenal istilah sentralisasi (terpusat ) dan desen- tralisasi (tersebar). Sentralisasi adalah sistem manajerial yang segala sesuatu hanya tergantung pada satu jenjang manajerial (biasanya jenjang manajerial tingkat atas). Sedangkan desentralisasi adalah sistem manajerial yang segala sesuatunya dilakukan setiap jenjang mana- jerial tingkat menengah maupun tingkat bawah yang ada.
Distribusi beban kerjanya dalam suatu sistem informasi manajemen adalah me-nyangkut sentralisasi dan desentralisasi kewenangan dalam hal: 1) desain sistem informasi menajemen; 2) pengadaan dan pemeliharaan; 3) pengadaan perangkat lunak dan 4) pelatihan personil.
Penetapan mengenai sentralisasi dan desentralisasi untuk pendistribusian beban kerja di dalam suatu sistem informasi manajemen harus mempertimbangkan 3 aspek yaitu:
1.pengembangan
2.pemeliharaan
3.pengoperasian

Pertama, pengembangan adalah upaya untuk membangun sistem informasi manajemen dan kemudian menyempurnakan sistem yang ada serta menambah pendayagunaannya agar sesuai dengan sistem informasi yang telah ditetapkan. Pada sistem informasi manajemen se-perti ini maka pengelolaannya harus lebih bersifat sentralisasi total. Ketepatannya didasarkan pada pertimbangan bahwa inisiatif dan berbagai kesepakatan serta pembakuan perlu dilakukan secara terpusat baik yang menyangkut segi fisik sistem informasi menajemen maupun fungsinya. Ini berarti tidak ada distribusi kerja sama sekali.
Kedua, pemeliharaan adalah upaya untuk mempertahankan sistem yang ada agar mampu berjalan secara rutin dan teratur. Pada sistem informasi manajemen ini maka desentralisasi hanya dikenakan pada pemeliharaan perangkat keras dan perangkat lunak.
Pemantauan ataupun pengambilan keputusan di dalam unit organisasi yang menganut manajerial berjenjang, pada umumya mempunyai perbedaan dalam tingkat kedalaman lingkupnya, sasaran dan program. Perbedaan ini hanya me-nyangkut kedalaman spesifikasi lingkup wilayah maupun jangkaunnya. Makin rendah jenjang manajerial suatu unit, maka makin lebih spesifik pula lingkup wilayah dan jangkauannya. Ini berarti bahwa distribusi kerja sistem informasi manajemen menuntut pula adanya sentralisasi dan desentralisasi antara lain penyimpan data. Keadaan ini ditetapkan dalam sistem jaringan pangkalan data.
Ketiga, pengoperasian adalah upaya menjalankan sistem yang ada agar sesuai dengan ketentuan atau prosedur yang telah ditetapkan.Pada status ini maka desentralisasi dikerjakan pada pengadaan dan pemeliharaan perangkat keras dan perangkat lunak serta pelatihan personil. Sedangkan desain sistem masih tetap sentralisasi.
Ketiga aspek ini tidak diperlakukan secara total terhadap keseluruhan langkah simultan pengembangan sistem informasi manajemen, tetapi dikenakan pada setiap subsistem, modul, submodul atau aplikasi yang dirancang.

Dalam hal itu, mengingat bahwa aktivitas manajerial di bidang perencanaan, administrasi pengelolaan, administrasi pemantauan maupun pengambilan keputusan di dalam unit organisasi yang menganut sistem manajerial berjenjang, pada umumnya mempunyai perbedaan kedalaman lingkupnya, sasaran dan program. Perbedaan ini hanya menyangkut kedalaman spesifikasi lingkup wilayah maupun jangkauannya. Makin rendah jenjang manajerial suatu unit maka akan lebih spesifik pula lingkup wilayah dan jangkauannya. Ini berarti bahwa distribusi kerja sistem informasi manajemen menuntut pula adanya sentralisasi dan desentralisasi dalam hal penyimpanan data. Keadaan ini ditetapkan dalam sistem jaringan pangkalan data.
Sentralisasi dan desentralisasi yang dikemukakan di atas bukan berarti sesuatu yang bebas lepas, karena walau bagaimanapun, berjalannya suatu sistem informasi manajemen harus terselenggara di bawah suatu kontrol.
6. Organisasi pengelolaan sistem informasi manajemen
Organisasi pengelolaan sistem informasi manajeman harus memiliki kemampuan seperti apa yang telah dite-tapkan di dalam pengertian sistem informasi manajemen, baik dari segi fisik maupun fungsinya.
Sehubungan dengan itu, maka orga-nisasi pengelolaan sistem informasi harus menggambarkan secara fungsional tugas-tugas yang berkenaan dengan pengem- bangan, pemeliharaan dan pengoperasiannya. Fungsi-fungsi bentuk dasar dari organisasi
pengelolaan sistem informasi manajemen adalah sbb:
1.analisa sistem
2.administrator
3.pangkalan data
4.operasi komputer
5.pelayanan informasi dan
6.pelatihan.
Fungsi analisa sistem mempunyai tugas untuk merumuskan kebutuhan pengguna informasi dan merancang sistem yang memberikan jawaban atas kebutuhan tersebut. Administrator pang-kalan data mempunyai tugas untuk melakukan penerapan dan pengontrolan terhadap definisi data maupun definisi hubungan antarfile data dan juga merancang sistem keamanan pangkalan data. Penyusunan program berperanan sebagai pembuat program aplikasi yang akan digunakan untuk proses dengan komputer. Fungsi operasi komputer mempunyai tugas untuk menyiapkan data yang akan diproses melalui entry dan edit data, me-yiapkan jadwal penggunaan komputer dan menjalankan komputer. Fungsi pe-layanan informasi mempunyai tugas untuk melakukan deseminasi tentang proses komputer, jenis-jenis informasi yang segera dapat dilayani, dan jenis-jenis perangkat lunak baru yang digunakan. Fungsi pelatihan mempunyai tugas untuk memberikan pengetahuan dan keterampilan kepada personil-personil dari unit kerja mengenai sistem dan prosedur pengoperasian perangkat keras atau perangkat lunak baru yang akan digunakan. Fungsi-fungsi ini tidak mutlak harus ada secara lengkap di setiap orga-nisasi pengelolaan sistem informasi manajemen. Hal ini tergantung dari tingkat kewenangan dalam pengelolaannya.


7. Arah pengembangan SIM
Sesuai dengan dasar-dasar konsepsional yang telah diuraikan terdahulu maka pengembangan sistem informasi manajemen di lingkungan Depdikbud di arahkan pada:
1.Berkembanganya peranan informasi untuk mendukung aktivitas manajerial dalam fungsinya sebagai sumber daya yang keempat, setelah ketenagaan, keuangan dan sarana/prasarana
2.Terselenggaranya suatu sistem produksi dan pendayagunaan informasi dalam suatu siklus yang teratur dan berada dalam satu koordinasi pe-ngelolaan.
3.Terwujudnya fungsi pengelolaan sistem informasi manajemen sebagai subsistem manajerial.
4.Terbinanya aktivitas manjerial di bidang perencanaan, administrasi pe-ngelolaan, administrasi pemantauan, pengambilan keputusan dan statistik tahunan atas dasar keterpaduan informasi.
Melalui arah-arah ini, maka diharapkan dapat tercipta pola pembinaan yang berlangsung dalam keselarasan gerak. Sehingga pelaksanaan tugas dan fungsi setiap unit kerja dan unit organisasi lebih dapat bersifat saling mengisi dan saling melengkapi. Dampak dari keselarasan ini tidak hanya akan dirasakan oleh seluruh jajaran unit organisasi di lingkungan Depdikbud tetapi juga oleh semua jajaran dalam suprastruktur pemerintahan dan masyarakat luas.
Klasifikasi Operasi dan Manajemen
Sistem informasi operasi memproses data yang berasal dari dan yang digunakan dalam kegiatan usaha. Sistem ini dapat dibagi ke dalam beberapa kategori, yaitu:
Transaction-processing systems (sistem proses-transaksi) mencatat dan memproses data dari transaksi bisnis, database terbaru, dan menghasilkan berbagai macam dokumen dan laporan.Keputusan operasional yang mengontrol proses-proses secara fisik dibuat oleh process control systems (sistem pengendalian proses).
Komunikasi dan produktivitas kantor didukung oleh office automation systems (sistem otomasi kantor).
Sistem informasi manajemen menyediakan informasi untuk mendukung pengambilan keputusan manajemen. Sistem ini terdiri atas beberapa tipe, yaitu:
Laporan spesifikasi dan rencana awal untuk para manajer dikerjakan oleh information reporting systems (sistem pelaporan informasi).Dukungan ad hoc dan interaktif untuk pengambilan keputusan oleh manajer dikerjakan oleh decision support systems (sistem pendukung keputusan).
Informasi kritikal untuk manajemen atas ditetapkan oleh executive information systems (sistem informasi eksekutif).
Klasifikasi lain dari sistem informasi adalah:
Nasehat pakar untuk pengambilan keputusan operasional atau manajerial ditetapkan oleh expert systems (sistem pakar) dan knowledge-based information systems (sistem informasi berbasis pengetahuan) lainnya.
Dukungan langsung dan terus untuk aplikasi operasional dan manajerial dari pengguna akhir (end users) ditetapkan oleh end user computing systems.
Aplikasi operasional dan manajerial dalam mendukung fungsi bisnis ditetapkan oleh business function information systems.
Produk dan layanan jasa yang bersaing untuk mencapai keuntungan strategis ditetapkan oleh strategic information systems.
Dalam dunia kerja nyata, sistem informasi yang digunakan merupakan kombinasi dari berbagai macam sistem informasi yang telah disebutkan di atas. Pada prakteknya, berbagai peranan tersebut diintegrasi menjadi suatu gabungan atau fungsi-silang (cross-functional) sistem informasi yang menjalankan berbagai fungsi.
Sampai pada tahun 1960-an, peran sistem informasi masih sederhana: memproses transaksi, menyimpan data, accounting, dan aplikasi proses data elektronik (electronic data processing) lainnya.Pada tahun 1970-an, informasi spesifikasi awal produk yang dibuat oleh information reporting systems tidak dapat memenuhi kebutuhan pengambilan keputusan manajemen. Oleh karena itu dibuatlah konsep decision support systems (DSS). Peranan baru ini adalah menyediakan dukungan interaktif kepada manajemen untuk proses pengambilan keputusan mereka.Pada tahun 1980-an, perkembangan yang cepat dari tenaga proses mikrokomputer, aplikasi perangkat lunak, dan jaringan telekomunikasi menimbulkan apa yang disebut dengan end user computing.Kemudian konsep executive information systems (ESS) dibangun, dimana sistem informasi ini memberikan jalan yang mudah bagi manajemen atas untuk mendapatkan informasi kritikal yang diinginkan ketika sedang dibutuhkan.Pengembangan dan aplikasi dari teknik kecerdasan buatan atau artificial intelligence (AI) memberi gebrakan baru dalam sistem informasi bisnis. Sistem pakar atau expert systems (ES) dan sistem berbasis pengetahuan membuat peran baru bagi sistem informasi.Sebuah peran baru yang penting bagi sistem informasi muncul di tahun 1980-an dan diharapkan terus berlanjut sampai ke tahun 1990-an. Peran tersebut adalah konsep peran strategis (strategic role) dari sistem informasi yang disebut strategic information systems (SIS). Pada konsep ini, sistem informasi diharapkan untuk memainkan peranan langsung dalam mencapai tujuan atau sasaran strategis dari perusahaan. Hal ini memberikan tanggung jawab baru bagi sistem informasi di dalam bisnis.
E. Pendekatan Sistem Dalam Memecahkan Masalah Dan Membuat Keputusan.
Suatu pendekatan sistematis untuk pecahan masalah telah diciptakan yang terdiri
dari tiga jenis usaha :
- persiapan
- definisi
- solusi
Dalam mempersiapkan pemecahan masalah, manajer memandang perusahaan
sebagai suatu sistem dengan memahami lingkungan perusahaan dan mengidentifikasi
subsistem-subsistem dalam perusahaan. Dalam mendefinisikan masalah, manajer
bergerak dari tingkat sistem ke subsistem dan menganalisis bagian-bagian sistem menurut
suatu urutan tertentu. Dalam memecahkan masalah manajer mengidentifikasi berbagai
solusi altenatif, mengevaluasinya, memilih yang terbaik, menerapkannya, dan membuat
tindak lanjut untuk memastikan bahwa solusi itu berjalan sebagai mana mestinya.

Pemecahan Masalah
Dengan kenyataan tersebut, kita mendefinisikan masalah sebagai suatu kondisi
yang memiliki potensi untuk menimbulkan kerugian luar biasa atau menghasilkan
keuntungan luar bisa. Jadi pemecahan masalah berarti tindakan memberi respon terhadap
masalah untuk menekan akibat buruknya atau memanfaatkan peluang keuntungannya.
Pentingnya pemecahan masalah bukan didasarkan pada jumlah waktu yang dihabiskan
tetapi pada konsekuensinya. Keputusan adalah pemilihan suatu strategi atau tindakan.
Pengambilan keputusan adalah tindakan memilih strategi atau aksi yang manajer
yakini akan memberikan solusi terbaik atas masalah tersebut. Salah satu kunci
pemecahan masalah adalah identifikasi berbagai alternatif keputusan. Solusi bagi suatu
masalah harus mendayagunakan sistem untuk memenuhi tujuannya, seperti tercermin
pada standar kinerja sistem. Standar ini menggambarkan keadaan yang diharapkan, apa
yang harus dicapai oleh sistem.
Selanjutnya manajer harus memiliki informasi yang terkini, Informasi itu
menggambarkan keadaan saat ini, apa yang sedang dicapai oleh sistem. Jika keadaan
saat ini dan keadaan yang diharapkan sama, tidak terdapat masalah dan manajer tidak
mengambil tindakan. Jika kedua keadaan itu berbeda, sejumlah masalah merupakan
penyebabnya dan harus dipecahkan.
Perbedaan antara keadaan saat ini dan keadaan yang diharapkan menggambarkan
kriteria solusi (solution criterion), atau apa yang diperlukan untu mengubah keadaan
saat ini menjadi keadaan yang diharapkan. Setelah berbagai alternatif diidentifikasi,
sistem informasi dapat digunakan umtuk mengevaluasi tiap alternatif. Evaluasi ini harus
mempertimbangkan berbagai kendala (constraints) yang mungkin, baik intern maupun
extern / lingkungan.
1. Kendala intern dapat berupa sumber daya yang terbatas, seperti kurangnya bahan
baku, modal kerja, SDM yang kurang memenuhi syarat, dan lain lain.
2. Kendala lingkungan dapat berupa tekanan dari berbagai elemen lingkungan, seperti
Pemerintah atau pesaing untuk bertindak menurut cara tertentu. Gejala adalah kondisi yang dihasilkan oleh masalah. Sangat sering para manajer melihat gejala dari pada masalah. Gejala menarik perhatian manajer melalui lingkaran umpan balik. Namun
gejala tidak mengungkapkan seluruhnya, bahwa suatu masalah adalah penyebab dari
suatu persoalan, atau penyebab dari suatu peluang.

Struktur Masalah

Masalah terstruktur terdiri dari elemen-elemen dan hubungan-hubungan antar
elemen yang semuanya dipahami oleh pemecah masalah. Masalah tak terstruktur
berisikan elemen-elemen atau hubungan-hubungan antar elemen yang tidak dipahami
oleh pemecah masalah.


Sebenarnya dalam suatu organisasi sangat sedikit permasalahan yang sepenuhnya
terstruktur atau sepenuhnya tidak terstruktur. Sebagaian besar masalah adalah masalah
semi-terstruktur, yaitu manajer memiliki pemahaman yang kurang sempurna mengenai
elemen-elemen dan hubungannya. Masalah semi-terstruktur adalah masalah yang
berisi sebagian elemen-elemen atau hubungan yang dimengerti oleh pemecah masalah.
Pendekatan Sistem
Proses pemecahan masalah secara sistematis bermula dari John Dewey, seorang
profesor filosofi di Columbia University pada awal abad ini. Dalam bukunya tahun 1910,
ia mengidentifikasi tiga seri penilaian yang terlibat dalam memecahkan masalah suatu
kontroversi secara memadai yaitu:
1. Mengenali kontroversi
2. Menimbang klaim alternatif
3. Membentuk penilaian
Kerangka kerja yang dianjurkan untuk penggunaan komputer dikenal sebagai
pendekatan sistem . Serangkaian langkah-langkah pemecahan masalah yang
memastikan bahwa masalah itu pertama-tama dipahami, solusi alternatif
dipertimbangkan, dan solusi yang dipilih bekerja.

Tahap Pemecahan Masalah
Dalam memecahkan masalah kita berpegangan pada tiga jenis usaha yang harus
dilakukan oleh manajer yaitu usaha persiapan, usaha definisi, dan usaha solusi /
pemecahan.
- Usaha persiapan, mempersiapkan manajer untuk memecahkan masalah dengan
menyediakan orientasi sistem.
- Usaha definisi, mencakup mengidentifikasikan masalah untuk dipecahkan dan
kemudian memahaminya.
- Usaha solusi, mencakup mengidentifikasikan berbagai solusi alternatif,
mengevaluasinya, memilih salah satu yang tampaknya terbaik, menerapkan solusi itu dan
membuat tindak lanjutnya untuk menyakinkan bahwa masalah itu terpecahkan.


Sistem informasi berbasis komputer atau CBIS dapat digunakan sebagai sistem
dukungan (support systems) saat menerapkan pendekatan sistem.
1. Usaha persiapan
Tiga langkah persiapan tidak harus dilaksanakan secara berurutan, karena
ketiganya bersama-sama menghasilkan kerangka pikir yang diinginkan untuk mengenai
masalah. Ketiga masalah itu terdiri dari:
4.Memandang perusahaan sebagai suatu sistem
5.Mengenal sistem lingkungan
6.Mengidentifikasikan subsistem-subsistem perusahaan
2.Usaha definisi
Usaha definisi mencakup pertama-tama menyadari bahwa suatu masalah ada atau
akan ada (identifikasi masalah) dan kemudian cukup mempelajarinya untuk mencari
solusi (pemahaman masalah). Usaha definisi mencakup dua langkah yaitu :
Bergerak dari tingkat sistem ke subsistem
Menganalisis bagian-bagian sistem dalam sustu urutan tertentu
3. Usaha pemecahan
Usaha pemecahan meliputi pertimbangan berbagai alternatif yang layak
(feasible), pemilihan alternatif terbaik, dan penerapannya.

Faktor Manusia Yang Mempengaruhi Pemecahan Masalah
Tiap manajer memiliki gaya pemecahan masalah yang unik. Gaya mereka
mempengaruhi bagaimana mereka terlibat dalam merasakan masalah, mengumpulkan
informasi, dan menggunakan informasi.
Merasakan masalah
Manajer dapat dibagi dalam tiga kategori dasar dalam hal gaya merasakan
masalah (problem solving styles) mereka, yaitu bagaimana mereka menghadapi masalah.
Penghindar masalah (problem avoider), manajer ini mengambil sikap positif dan menganggap bahwa semua baik-baik saja. Ia berusaha menghalangi kemungkinan masalah dengan mengabaikan informasi atau menghindarinya sepanjang perencanaan.


Pemecah masalah (problem solver), manajer ini tidak mencari masalah juga tidak menghalanginya. Jika timbul suatu masalah, masalah tersebut dipecahkan.
Pencari masalah (problem seeker), manajer ini menikmati pemecahan masalah dan mencarinya.
Mengumpulkan informasi
Para manajer dapat menunjukkan salah satu dari dua gaya mengumpulkan
informasi (information-gathering styles) atau sikap terhadap total volume informasi yang
tersedia bagi mereka.
Gaya teratur (preceptive style), manajer jenis ini mengikuti management by
exception dan menyaring segala sesuatu yang tidak berhubungan dengan area
minatnya.
Gaya menerima (receptive style), manajer jenis ini ingin melihat semuanya,
kemudian menentukan apakah informasi tersebut bernilai baginya atau orang lain
dalam organisasi.
Menggunakan informasi
Manajer juga cenderung lebih menyukai salah satu dari dua gaya menggunakan
informasi (information-using styles), yaitu cara-cara menggunakan informasi untuk
memecahkan suatu masalah.
Gaya sistematik (systematic style), manajer memberi perhatian khusus untuk
mengikuti suatu metode yang telah ditetapkan, misalnya pendekatan sistem.
Gaya intuitif (intuitive style), manajer tidak lebih menyukai suatu metode tertentu tetapi menyesuaikan pendekatan dengan situasi.


Berdasarkan uraian-uraian dari pembahasan dapat diperoleh hubungan antara sistem informasi manajemen dengan kegiatan pimpinan dalam rangka pengambilan keputusan sebagai berikut:
Penyampaian informasi dilakukan dalam bentuk tulisan dan lisan dengan komunikasi satu atau dua arah untuk pengambilan keputusan.
Proses pengambilan keputusan dianggap sebagai arus dari penyelidikan, perancangan, dan pemilihan.
Hakekat dari pada pengambilan keputusan merupakan suatu pendekatan yang sistematis terhadap suatu masalah, pengumpulan fakta-fakta dan data penentuan yang matang dan alternatif yang dihadapi dan pengambilan tindakan paling tepat dengan resiko yang paling kecil.
Bahwa pengambilan keputusan tidak ada hal yang terjadi secara kebetulan.
Proses pengambilan keputusan adalah merupakan suatu tehnik ilmiah untuk memecahkan suatu masalah dalam organisasi.
Dengan sistem informasi manajemen yang baik maka akan memungkinkan pilihan pengambilan keputusan mendapatkan keterangan-keterangan yang relevan dan akurat, cepat dan sistemalis.
DAFTAR PUSTAKA

David. B. Gordon. 1985. Sistem Informasi Manajemen, Jakarta. PT. Pustaka Binaman Pressindo, Jilid 1
David. B. Gordon. 1985. Sistem Informasi Manajemen, Jakarta. PT. Pustaka Binaman Pressindo, Jilid I1
Siagian, S.P. 1986. Sistem Infomasi Untuk Pengambilan Keputusan, Jakarta. PT. Midas Surya, Grafindo.
Siagian, S.P. 1986. Sistem lnformasi Untuk Pengambilan Keputusan, Jakarta. PT. Gunung Agung.

0 comments: